Die Umsetzung der DSGVO im CRM System, ist eine häufig genannte Anfrage die bei KINAMU eingeht.
Speziell Kunden der SuiteCRM Version suchen oft nach einer guten Lösung um die DSGVO Richtlinie in Ihrem CRM System umzusetzen.
Die Angst vor möglichen Sanktionen oder Strafen bei Datenschutzverletzungen motiviert viele Unternehmen und Verantwortliche, sich ausführlich mit dem Thema auseinander zu setzen. Die Erwartungshaltung vieler Kunden geht in Richtung integrierter Lösung im CRM System.
Diesbezüglich hat KINAMU ein eigenes Modul zur Umsetzung und Protokollierung von DSGVO Anfragen im CRM entwickelt. Dabei steht stets der Schutz von Kundendaten im Vordergrund. Die DSGVO und die Betroffenenrechte werden dabei mit einem eigenen Modul DSGVO Anfrage umgesetzt.
Unterstützend gibt es konfigurierbare Tools für die Protokollierung in einem eigenen DSGVO Log, Sicheres Löschen oder das Anonymisieren von Daten.
Folgende wichtigen Datenschutz-Funktionen für ein CRM Systeme werden von unserem Plugin nach der Installation unterstützt:
- Auskunft
- Berichtigung
- Löschung
- Beschränkung
- Datenübertagung
- Widerspruch
Checkliste zur Dokumentation der Arbeitsschritte
Jeder Anfrage Typ kommt mit einer eigenen Checkliste zur Dokumentation der Arbeitsschritte.
Jede gesetzte Tätigkeit und Änderungen wird in einem eigenen DSGVO- Log protokolliert.
Workflows und Eskalation bei der Überschreitung von Fristen
Mittels Workflows werden unterschiedliche Eskalationsstufen bei der Überschreitung von Fristen gesetzt.
Zum Beispiel: Bei jeder Anfrage lässt sich in Enddatum hinterlegen, basierend darauf können unterschiedliche Workflows im System gestartet werden.
Sicheres Löschen
Bei dem Wunsch auf Löschung bzw. Beschränkung kommt man oft in die Thematik, dass man zwar Prozesse dokumentieren will, aber neben dem Kontakt auch verknüpfte Daten vorhanden sind z.B.: Historische Daten wie Aktivitäten, Anrufe, E-Mails, Angebote welche man evtl. auch behalten will.
Um hier das Löschen zu erleichtern hat KINAMU ein eigenes Tool/Script erstellt, welches den Datenschutzbeauftragten dabei unterstützt. Dabei werden alle relevanten Daten zu einem Kontakt gesucht und können zur Löschung, Archivierung oder zum Anonymisieren pro Datensatz ausgewählt bzw. abgewählt werden.
Anonymisieren von Daten
Über ein eigenes Skript können auch bestimmte Daten eines Kontaktes überschrieben bzw. pseudo anonymisiert werden. Das heißt man sieht zwar einen leeren Kontakt und die Historie, aber alle Personenbezogenen-Daten wie der Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummern sind nicht mehr vorhanden.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass laut DSGVO Richtlinie, auch noch andere Pflichten entstehen können z.B.:
- Dokumentation Ihrer DSGVO Prozesse
- Liste der Datenverarbeitenden Systeme
- Schulungen
- Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung (Artikel 28 DSGVO)
Unser Modul kann Sie dabei unterstützen DSGVO konform zu werden, macht Sie aber nicht automatisch mit der Installation des PlugIn DSGVO konform.
