Die KINAMU SAP E-Invoicing Module
In einer zunehmend digitalen Welt ist die Einführung der E-Rechnung ein bedeutender Schritt für Unternehmen jeder Größe. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland und Österreich verpflichtend. Doch was bedeutet das genau und wie können sich Unternehmen in beiden Ländern darauf vorbereiten?
Was ist die E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Version der Papierrechnung. Sie umfasst den gesamten Prozess der Rechnungserstellung, -versendung und -empfangs in elektronischer Form, typischerweise im XML-Format. Diese moderne Art der Rechnungsstellung ist in der EU durch die Richtlinie 2014/55/EU und den EN16931-Standard geregelt.
Warum die E-Rechnung?
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
- EiffzienzsteigerungAutomatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren den Aufwand für manuelle Eingaben.
- FehlerreduktionMinimierung menschlicher Fehler durch standardisierte elektronische Formate.
- Nachverfolgbarkeit Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Rechnungen.
Österreich
Gesetzliche Anforderungen
In Österreich ist die E-Rechnung bereits seit dem 1. Januar 2014 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Nutzung der E-Rechnung auch für den B2B-Bereich verpflichtend. Die österreichischen Regelungen entsprechen ebenfalls der EU-Richtlinie 2014/55 und dem EN16931-Standard.
Übergangsregelung
Ähnlich wie in Deutschland gibt es auch in Österreich Übergangsregelungen, die es Unternehmen ermöglichen, sich schrittweise auf die E-Rechnung umzustellen. Die spezifischen Fristen und Anforderungen können je nach Unternehmensgröße und Branche variieren.
Deutschland
Gesetzliche Anforderungen
In Deutschland wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend für viele Unternehmen. Dies betrifft vor allem B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen, die in Deutschland steuerpflichtig sind. Die gesetzlichen Anforderungen sind in der EU-Richtlinie 2014/55 und dem EN16931-Standard festgelegt. Der Deutsche Bundesrat hat das Wachstumschancengesetz verabschiedet, das die Nutzung der E-Rechnung regelt.
Übergangsregelung
Bis zum 1. Januar 2028 können weiterhin Papierrechnungen und andere Formate verwendet werden. Danach besteht eine generelle E-Rechnungspflicht. Es gibt jedoch Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro.
Was Unternehmen jetzt tun müssen?
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen in Deutschland und Österreich berücksichtigen sollten:
- Interdisziplinäre ZusammenarbeitDie Implementierung der E-Rechnung erfordert die Zusammenarbeit von Steuerexperten, IT-Beratern und Prozessberatern. Nur so kann eine umfassende und effektive Strategie entwickelt werden.
- Technische VorbereitungUnternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur und internen Prozesse in der Lage sind, E-Rechnungen im XML-Format zu verarbeiten.
- RechtskonformitätEs ist wichtig, die gesetzlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55 und des EN16931-Standards zu erfüllen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
- Schulung und Schulung Mitarbeiter müssen geschult werden, um den Übergang zu E-Rechnungen reibungslos zu gestalten.
Einbindung von Kunden und Lieferanten
Ein weiterer wichtiger Aspekt der E-Rechnung ist die Einbindung von Kunden und Lieferanten. Die Umstellung betrifft nicht nur das eigene Unternehmen, sondern auch die gesamte Liefer- und Leistungskette. Daher ist es wichtig, alle Beteiligten frühzeitig zu informieren und in den Prozess einzubeziehen.
Unsere Produkte für SAP
Wir bei KINAMU bieten spezialisierte Lösungen für die Integration von E-Rechnungen in SAP an. Unsere Produkte umfassen ein Modul zum Versenden von Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung sowie den Empfang oder alles zusammen. Außerdem arbeiten wir an einer API zum Validieren von PDFs mit angehängtem XML und einem Service, der XML an PDFs anhängt oder sie trennen kann. Wir unterstützen Sie bei der Integration unserer Lösungen und helfen Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen und technischen Herausforderungen erfolgreich zu meistern.
Fazit
Die E-Rechnung ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Unternehmen in Deutschland und Österreich, die sich frühzeitig darauf vorbereiten und die notwendigen Maßnahmen ergreifen, können von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital – sind Sie bereit?
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