Dataset und Vorlage erstellen [Video]
Video-Link: https://www.youtube.com/watch?v=2QnAp-zH3ko
Smartflow Connector mit Sugar einrichten und konfigurieren
Smartflows mit Sugar Verbinden
Um Sugar mit Smartflows zu verbinden legt man in der Smartflows Projekt Konsole einen neuen Konnektor an. Dazu geht man auf das „Control Panel -> Connectors“ und erstellt über den die „Create“ Schaltfläche eine Verbindung zu seiner Sugar Instanz.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster in dem man den Typ (Sugar), Namen der Verbindung und die Verbindungsdaten eingibt. Hier braucht man die Adresse der Sugar Instanz und die Logindaten eines Benutzer der Administrationsrechte hat.
Im nächsten Schritt wählt man aus in welchen Modulen in Sugar die Möglichkeit bestehen soll ein Dokumentenflow anzustoßen. Man kann später auch weitere Module hinzufügen und es reicht aus sich auf wenige ausgewählte Module zu beschränken.
Wenn man auf „Next“ klickt, generiert Smartflows das Sugar Paket mit der ausgewählten Konfiguration und man lädt dieses herunter und öffnet im Admin Bereich in SugarCRM in den Module Loader/Module Verwalten. Hier präsentiert die Konnektorkonfiguration von Xpertdoc praktischerweise bereit den direkten Link zum Module Loader.
Im nächsten Schritt, nachdem man das Modul in Sugar installiert hat, bietet der Konfigruator noch an das Modul zu konfigurieren und einen API Schlüssel anzulegen. Einfach beide Optionen auswählen und „Next“ klicken.
Damit ist der Konnektor eingerichtet.
Dataset anlegen
Um Dokumente anlegen zu könnnen ist es Nötig zuerst festzulegen wie die Datenbasis für diese Dokumente auszusehen hat. Das bedeutet wird wählen aus aus welchen Modulen welche Beziehungen und Felder im Template Builder zur Verfügung stehen.
Dazu gehen wir auf den Reiter „Data sets“ und erzeugen über den Button „Create“ ein neues Data Set.
Beim erstellen legt man das Hauptmodul Fest aus dem die Daten stammen sollen (Primary Entity). Und den Typ (Standard).
Nachdem man das Data Set angelegt hat, legt man noch Fest welche Felder und Beziehungen in enthalten sein sollen. Über die Beziehung zu anderen Modulen kann man auch auf die Felder von verknüpften Modulen, wie etwa Firmen oder Kontakte, zugreifen, und diese ebenso im Dokument abdrucken.
Felder fügt man hinzu indem man das Modul aufklappt und und auf „Fields“ klickt und dann das Häckchen bei den Feldern auswählt die man verwenden möchte.
Hier ist es ratsam nur die Felder zu verwenden die man auch vor hat im Dokument abzudrucken, da das einen Unterschied bei der Performance macht, aber auch erleichtert man sich das finden der richtigen Felder beim erstellen der Vorlagen.
Um Werte aus anderen Modulen ins Dokument zu bekommen, geht man auf den Menünkt „N:1 Relations“ und hat hier ähnlich wie bei den Feldern des Hauptmoduls die Möglichkeit verschieden Module mit einem Häckchen in das Data Set zu laden. Bei diesen Modulen kann man dann wie im Hauptmodul Felder bzw. weiter Beziehungen auswählen.
Wenn man die Felder und Module die man für sein Dokument braucht ausgewählt hat, kann man das Data Set über „Save changes“ speichern.
Beispieldaten fürs Data Set auswählen
Wenn man ein Vorlage oder einen Flow entwirft kann es nützlich sein sich in der Entwurfsphase bereits das generierte Dokument anzusehen bzw. den Flow mit Daten zu testen. Daher gibt es die Möglichkeit über sogenannte „Samples“ Datensätze für ein Data Set aus dem CRM ins Smartflow zu laden. Diese stehen einen dann im Template Builder für Word und im Flow Builder zur Verfügung. Wenn man ein Data Set zum Bearbeiten offen hat, steht einem Links im Menü der Punkt „Samples“ zur Verfügung. Dort erstellt man wieder über den „Create“ Button einen Beispieldatensatz.
Im Reference Feld kann man über den Namen des Datensatzes einen Beispieldatensatz aus dem CRM auswählen.
