XpertDocs ist mit dem Produkt SmartFlows einer der führenden Anbieter im Bereich der Dokumentgenerierung. Dabei bietet XpertDocs eine PlugIn basierte Cloud Lösung für das professionelle Erstellen von Dokumenten. SmartFlows wird bei vielen unserer Kunden eingesetzt und unterstützt diese in unterschiedlichen Bereichen:
- Protokollieren von Besuchsberichten
- Erstellung von hochprofessionellen vorlagenbasierten Angeboten
- Einbindung von Bildern aus dem Produktkatalog
- Erstellung und Genehmigung von rechtlich gültigen Verträgen
- Implementation von digitalen Unterschriften (z.B. DocuSign)
- Automatisierung von Prozessen und Auswertung (z.B.: für die Rechnungslegung, Gutschriften)
Durch SmartFlows können Prozesse automatisiert und standardisiert werden, das spart Zeit und Geld.
Zeitgleich freut es auch die Marketing- und Rechtsabteilung, da die Vorlagen zentral verwaltet werden und dadurch leicht auf dem Ist-Stand zu halten sind (Corporate Design, Rechtliche Bestandteile, AGB).
Die Vorlagen lassen sich übrigens leicht über ein Word PlugIn erstellen, dabei können Sie bei der Erstellung bestehende Vorlagen verwenden und auf alle Felder aus SugarCRM zurückgreifen. Alle SugarCRM Informationen können Sie in Ihre Dokumente wie Angebote, Verträge, Besuchsberichte einfließen lassen.
Die Anwendung von SmartFlows innerhalb von SugarCRM ist denkbar einfach, mit nur einem Klick auf die Schaltfläche lassen sich die Dokumente generieren. Auf Wunsch können wir SmartFlows auch so einrichten das die generierten Dokumente versioniert im SugarCRM abgelegt werden.
Ihre Vorteile:
- Plug and Play– Leichte und Schnelle Integration in SugarCRM
- Effiziente Erstellung, Generierung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung Ihrer Geschäftsdokumenten
- Benutzerfreundlich & leicht zu verwenden – Ein Klick Dokumentgenerierung
- Zentrale Ablage und Verwaltung von Vorlagen
Benutzerfreundliche Bedienung
Die Anwendung von Smart Flows innerhalb von SugarCRM ist denkbar einfach, mit nur einem Klick auf die Schaltfläche lassen sich die Dokumente generieren. Die Daten werden automatisch aus dem CRM befüllt und über vorgefertigte Bausteine und Prüflogiken können Fehler vermieden werden und Dokumenten in wenigen Sekunden angepasst werden.
Smart Flows lässt sich auch so einrichten das die generierten Dokumente versioniert im SugarCRM abgelegt werden.
Professionelles Gestalten in Microsoft Word
Word Template Builder
Mit dem Xpertdoc Template Builder lassen sich hochwertige und professionelle Vorlagen in Microsoft Word erstellen. Der Template Builder erlaubt es auf alle Felder und Beziehungen eines Moduls zuzugreifen und mit einem einfach zu bedienenden Konfigurator Anspruchsvolle Bedingungen und Logiken für die richtige Darstellung der Daten in das Dokument zu bringen.
Datengesteuerte Tabellen
Benutzer können mit gruppierten, gefilterten und geschachtelte Schleifen, Listen und Tabellen in der Vorlage erzeugen. Somit lassen sich etwa Positionen in einer Rechnung darstellen aber auch jede andere Form von sich wiederholenden Daten.
Versions Kontrolle
Jede Änderung kann nach dem Speichern rückgängig gemacht werden und alle Vorgänger Versionen einer Vorlage sind Sicher am Server archiviert.
Compositions
Der Template Designer unterstütz auch sogenannte Compositions oder Template Bestandteile die über Bedingungen in das Layout geladen werden können. Damit können Layoutbestandteile durchgängig über verschieden Vorlagen verwendet und konsistent angepasst werden. Dadurch bleiben Sie flexibel und können effizient Vorlagen verändern.
Elektronische Signaturen
Smart Flow bietet vorgefertigte Integrationen mit DocuSign, Sertifi, OneSpan Sign and Adobe Sign an und ermöglicht somit Dokumente eIDAS kompatibel zu zeichnen.
Vielfältige Funktionen und Anwendungsgebiete
Folgende Ausgabeformate werden unterstützt
- Word document (.docx)
- PDF document (.pdf)
- Web page (.htm;.html)
- OpenDocument document (.odt)
- Rich text format document (.rtf)
- XPS document (.xps)
- Word 97-2003 document (.doc)
- Plain text (.txt)
- PostScript 3.0 (.ps)
- PCL 6 enhanced or PCL XL document (.pcl)
- PNG image (.png)
- JPEG image (.jpg;.jpeg)
- Word macro-enabled document (.docm)
- Word macro-enabled template (.dotm)
- Word template (.dotx)
- Flat OpenXML document (.xml)
- Flat OpenXML macro-enabled document (.xml)
- Flat OpenXML template (.xml)
- Flat OpenXML macro-enabled template (.xml)
- Single file web page (.mht;.mhtml)
- EPUB document (.epub)
- OpenDocument template (.ott)
- Word 97-2003 template (*.dot)
Erzeugte Dokumente können bei der Erstellung ins CRM gespeichert werden und dort z.B. über einen automatisierten Workflow verarbeitet, oder über andere Kanäle (Self Service Portal, E-Mail, Post etc.) direkt an den Kunden oder Mitarbeiter geliefert werden.
Anwendungsbeispiele
Einige Beispiel was wir mit dem Produkt bei unseren Kunden umgesetzt haben
- Protokollieren von Besuchsberichten
- Erstellung von hochprofessionellen vorlagenbasierten Angeboten
- Einbindung von Bildern aus dem Produktkatalog
- Erstellung und Genehmigung von rechtlich gültigen Verträgen
- Implementation von digitalen Unterschriften (z.B. DocuSign)
- Automatisierung von Prozessen und Auswertung (z.B.: für die Rechnungslegung, Gutschriften)
